Οι λογαριασμοί σε κάθε γενικό καθολικό χωρίζονται σε δύο μέρη κι έχουν συνήθως την μορφή δίστηλων Τ λογαριασμών. Το αριστερό μέρος περιέχει χρεωστικές συναλλαγές και το δεξί μέρος πιστωτικές.
Στις επίσημες εγγραφές της εταιρίας όμως, μπορεί να περιλαμβάνεται μια τρίτη ή μια τέταρτη στήλη για να φαίνεται το υπόλοιπο του λογαριασμού μετά από κάθε εγγραφή.
Το γενικό καθολικό δημιουργείται με την καταγραφή συναλλαγών που είναι καταγεγραμμένες στο ημερολόγιο και υποστηρίζεται από αναλυτικά καθολικά που παρέχουν πληροφορίες για τους λογαριασμούς που βρίσκονται στο γενικό.
Παράδειγμα:Ενώ όμως οι συναλλαγές στο ημερολόγιο οργανώνονται κατά χρονολογική σειρά, στο καθολικό οργανώνονται κατά λογαριασμό.
Οι εισπρακτέοι λογαριασμοί ενός αναλυτικού καθολικού μπορούν να περιέχουν ξεχωριστούς λογαριασμούς για κάθε πιστωτικό πελάτη, παρακολουθώντας τα υπόλοιπα τους ξεχωριστά.
Από το αναλυτικό καθολικό τελικά θα συνοψίζονται και θα συγκρίνονται με γενικούς λογαριασμούς (λογαριασμοί εισπρακτέοι) για να εξασφαλίσουν ακρίβεια κατά την κατάρτιση των οικονομικών στοιχείων της επιχείρησης.
Λογαριασμοί Καθολικού
Το γενικό καθολικό πρέπει να περιλαμβάνει ημερομηνία, περιγραφή και συνολικά ποσά για κάθε λογαριασμό, ενώ όλοι οι λογαριασμοί κατηγοριοποιούνται σε εφτά βασικές κατηγορίες:
- Ενεργητικό
- Παθητικό
- Ιδία κεφάλαια
- Έσοδα
- Έξοδα
- Κέρδη
- Ζημιές
Η κατηγοριοποίηση όλων των λογαριασμών αποκαλείται Λογιστικό Σχέδιο.
Ο Ισολογισμός και η Κατάσταση Αποτελεσμάτων Χρήσης (ΚΑΧ) καταρτίζονται με την βοήθεια του γενικού καθολικού το οποίο παρέχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για την προετοιμασία και την κατάρτιση των λογιστικών καταστάσεων μιας επιχείρησης.
Καθολικό και λογιστική ισότητα
Επειδή κάθε λογιστική εγγραφή χρεώνει ένα λογαριασμό και πιστώνει έναν άλλο με το ίδιο ποσό, το διπλογραφικό σύστημα διασφαλίζει ότι το γενικό καθολικό θα είναι πάντα σε ισορροπία, διατηρώντας την λογιστική ισότητα:
Ενεργητικό = Παθητικό = Υποχρεώσεις + Καθαρή Θέση
